Software für die datenbankgestützte Verwaltung, Archivierung und Bereitstellung elektronischer und ehemals papiergebundener Dokumente. Der Begriff "Dokument" kann hierbei sehr weit gefasst werden, da die Systeme i. d. R. beliebige elektronische Dateien verwalten können. Dokumentenmanagementsysteme erhöhen die Arbeitseffizienz durch Verkürzung von Zugriffszeiten und sind primärer Bestandteil des Konzepts "papierarmes Büro".

Wichtige DMS-Begriffe

ADF
Automatischer Einzelblatteinzug eines Dokumentenscanners.
Assoziative Dateiverwaltung
Im Gegensatz zur hierarchischen Dateiverwaltung in Verzeichnisstrukturen erfolgt der Benutzerzugriff über ein Dokumenten-Management-System. Die Dateien (Dokumente) können über verschiedene Filter, etwa Projekt- oder Auftragszugehörigkeit, abgefragt werden.
Attributsuche
Oder auch Katalogsuche ist das Auffinden von Dokumenten über Ihre Eigenschaften und Katalogzuordnungen.
Digitalisierung
Im Bereich der Dokumentenarchivierung ist damit das Scannen von Papierbelegen gemeint.
Dokumentenscanner
Optisches Datenerfassungsgerät für die Digitalisierung von Papierdokumenten. Spezielle Dokumentenscanner sind für die Stapelverarbeitung von Schriftgut optimiert.
Fuzzy-Logik
Die unscharfe Volltextsuche berücksichtigt auch Wörter, die dem gesuchten Begriff ähnlich sind.
GoBD
Akronym für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff".
Hierarchischen Dateiverwaltung
Klassische Verwaltung elektronischer Dateien in Verzeichnisstrukturen.
OCR
Optische Zeichenerkennung oder Texterkennung. Gescannte Dokumente liegen nur als Bilddaten vor. Der enthaltene Text wird von einer OCR-Software erkannt und ermöglicht den Dokumenten-Management-Systemen eine Volltextindexierung der Dokumente.
Phrasen-Suche
Volltextsuche nach Wortkombinationen, Satzteilen oder ganzen Sätzen. Üblicherweise werden die Phrasen hierzu mit Anführungsstrichen eingeschlossen.
Revisionssichere Archivierung
In der Praxis ist hiermit die unveränderliche Archivierung gemeint. Es muss sichergestellt werden, dass die archivierten Dokumente nicht mehr geändert werden können.
TWAIN
Standardisierte Schnittstelle für den Bilddaten-Austausch zwischen einer Software und einem Bildeingabe- oder Bilderfassungsgerät (Scanner, Digitalkamera).
Volltextsuche
Das Auffinden von Dokumenten durch die Vorgabe von Wörtern oder Phrasen, die in den gesuchten Dokumenten vorkommen müssen.
WIA
Windows-Schnittstelle für den Bilddaten-Austausch zwischen einer Software und einem Bildeingabe- oder Bilderfassungsgerät (Scanner, Digitalkamera).

Siehe auch umfangreiches DMS-Glossar auf der regulären Webseite.